Avec sa gamme de sirops et liqueurs qui composent des cocktails colorés et des boissons chaudes aromatisées, les produits Monin sont distribués vers le grand public et les professionnels, barmen et cuisiniers, dans le monde entier. La production est, pour les trois-quart, exportée depuis Bourges, le siège de l’entreprise centenaire. Monin vient d’investir dans les logiciels de déclarations douanières de Conex, au terme d’un audit d’organisation accompagnant le transfert de l’activité dans une toute nouvelle usine.

140 parfums, 140 pays

Au terme d’une stratégie volontariste menée par la 3è génération de dirigeants aux commandes de l’entreprise depuis 25 ans, plus de 75% des ventes se font aujourd’hui à l’export chez Monin. Sur les 3 continents : en Amérique, en Asie et chez nos voisins d’Europe.

Cependant, jusqu’alors, les déclarations douanières étaient confiées à un transitaire local, utilisant Pro.douane, le portail de télé procédures de la Douane.

Monin ne passait en direct jusque l’an dernier, aucune déclaration douanière, « mais le traitement des déclarations occupait les équipes tout de même, puisqu’il leur fallait préparer et transmettre au transitaire les liasses de documents commerciaux pour lui permettre d’effectuer ce travail », ajoute M. Dominique DECHERAT, DAF Groupe, chez Monin, en charge des Process. « Nous avons souhaité entamer une simplification des process, en internalisant ce qui auparavant était confié à un partenaire spécialisé. »

EMCS via Conex et DeltaPass, arrivent au service d’Administration des Ventes

Monin utilise désormais EMCS via conex pour déclarer les accises (taxes sur les alcools), et DeltaPass pour effecteur les saisies rapides des déclarations douanières. Les déclarants ont également accès au tarif de l’Encyclopédie Douanière, et à sa veille réglementaire.

L’outil DELTApass dématérialise le dédouanement. DELTApass via conex répond au système de communication national DELTA entre le déclarant et l’administration. DELTApass prend en charge toute une série des traitements obligatoires à l’export, de façon automatique : ainsi, le passage des déclarations import/export vers le module NSTI/NCTS (e-Transit), la communication entre l’opérateur et les bureaux de douanes européens ou encore l’Export Control System (ECS), qui s’impose lors de la sortie des marchandises hors du territoire communautaire.

« Toutes ces déclarations sont entièrement automatisées, permettant une rapidité des traitements et une sérénité : il n’y a aucun risque de se tromper », explique Christian MASSON, responsable du projet chez Conex. « La saisie des données logistiques et commerciales permet de générer automatiquement les lignes de déclarations. Le calcul de la valeur statistique et de la liquidation à l’import, se fait automatiquement, sans impliquer d’interventions complexes de la part des opératrices. »

Formation et montée en compétences

L’internalisation de ces process aura nécessité la formation sur 4 jours de l’équipe composée de 6 assistantes commerciales, qui deviennent en quelques semaines déclarantes douanières patentées, formées et outillées.

« L’outil apporte une sécurité dans les déclarations. Une fois formées à son maniement, les collaboratrices ont rapidement gagné en confiance. Au passage, elles ont acquis une nouvelle compétence et étendu leurs responsabilités », explique Christian MASSON de Conex.

En maitrisant ces process déclaratifs, Monin gagne en flexibilité et réalise des économies sur les traitements administratifs de ses commandes clients.

Le projet est lancé en avril 2016, il est pleinement opérationnel depuis l’automne 2016.

Une centaine de déclarations export sont enregistrées chaque mois, auxquelles se rajoutent les déclarations pour les accises.

À propos de MONIN

Fort de plus de 100 ans d’expérience, MONIN est devenue la marque de référence des professionnels du bar et de la restauration, avec plus de 150 parfums disponibles dans 150 pays. Elle présente le plus large assortiment de Sirops Premium, de Mix Fruit, de Sauces Gourmet et de Liqueurs. Versatiles et d’une puissance aromatique incomparable, les produits MONIN permettent de répondre aux exigences de tous les professionnels : qualité, saveurs multiples et originalité dans toutes les applications

En savoir plus sur les produits

EMCS via conex permet la gestion des flux de données liés à la circulation des marchandises soumises à accises au sein de l’Union Européenne. EMCS, Excise Movement & Control System est le système informatisé européen de circulation et de contrôle des produits soumis à accises qui introduit le traitement électronique dans les échanges des alcools et boissons alcoolisées, des produits pétroliers et des tabacs. La dématérialisation du Document d’Accompagnement Administratif (DAA) ainsi rebaptisé DAE Document Administratif Electronique ou e-AAD impose de nouvelles méthodes de travail au travers d’échanges de données au format EDI. 

DeltaPAss via conex couvre l’ensemble des procédures DELTA (GC, GD, T, X, P.) et les régimes particuliers (perfectionnement actif, entrepôt sous douane). DELTApass via conex gère les transmissions de messages électroniques avec les administrations concernées en empruntant la plateforme PASScom de CONEX.

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Schneider Transports obtient le statut OEA pour ses agences françaises. Le transitaire a développé une compétence douanière étendue pour proposer à ses clients une gestion complète des formalités douanières opérée avec les outils Conex.

Un transitaire indépendant

Adossé à une histoire de 150 ans, Schneider Transports fournit à ses clients des solutions internationales de transport et de logistique. La PME d’origine suisse est implantée sur 17 sites, aux Etats-Unis et en Europe (Pays-Bas, Italie, Autriche, France) et réalise plus de 245 M CHF (franc suisse) de chiffre d’affaires pour un effectif de 375 collaborateurs.

Schneider Transports compte 4 agences françaises implantées en Rhône Alpes (38-Grenay) en Ile-de-France (93 Aulnay-Sous-Bois Garonor) et en zone transfrontalière (Saint Louis-Bâle / St Julien en Genevois-Genève), qui gèrent entre autres la douane à domicile pour les clients. La compétence Douane pour le groupe est gérée par 14 déclarants répartis dans les 4 agences françaises.

Une activité douane dynamique

Schneider Transports, gère pour ses clients le dédouanement à l’importation et à l’exportation, le dédouanement UE, la représentation fiscale, l’entrepôt douanier ouvert, les contrôles aux frontières, etc…

L’été dernier, en août 2017, les agences de Paris, Lyon, Saint-Julien-en-Genevois et Saint-Louis (Alsace) ont reçu le statut officiel d’opérateur économique agréé (OEA). Ce label internationalement reconnu, ajoute à la réputation de l’entreprise : il confirme pour ses publics, clients et partenaires, l’entière confiance qu’ils peuvent avoir dans ses prestations, la fiabilité et la sureté de sa chaîne logistique, notamment pour ce qui est de la circulation transfrontalière de marchandises.

Une collaboration de 10 ans avec Conex

« Le métier de la douane est un métier complexe et technique, que peu de professionnels maîtrisent vraiment. Nous sommes devenus clients de Conex en 2007, au moment de l’arrivée de la dématérialisation des déclarations douanières avec Delta en France », explique M. Robert BAUMLIN, directeur de l’Agence de Saint-Louis, membre du Comité de Direction de Schneider Transports.

Le choix de Conex, conduit au terme d’une procédure d’appel d’offres, s’est alors appuyé sur l’avis des futurs utilisateurs, les déclarants : c’est « d’une voix unanime » qu’ils ont opté pour la solution Conex, qui se révélait l’applicatif le plus clair et le plus ergonomique. L’accompagnement par les équipes de Conex, a été constant depuis lors, ce sont « de véritables spécialistes des douanes ». Et tandis que le volume de l’activité de Schneider Transports a progressé de 5% par an, la hausse consécutive de l’activité douanière a été absorbée en conservant quasiment le même effectif de déclarants grâce aux gains de productivité occasionnés par l’outil Conex.

Ce sont donc 14 déclarants qui travaillent chaque jour sur DeltaPass, consultent l’Encyclopédie Douanière de Ed-Editions pour passer 42 000 déclarations douanières par an, en import, export et transit.

L’outil leur permet encore d’éditer à la demande des clients, des rapports d’activité documentés.

Des process audités pour l’OEA

La certification OEA a nécessité un audit interne, une démarche habituelle pour l’entreprise suisse engagée dans une amélioration continue de ses processus organisationnels. Chaque service a ainsi été audité par un cabinet de conseil pour vérifier la conformité préalable aux exigences du statut de l’OEA. L’évolution de ce chantier transverse est partagée au sein de revues de projets trimestrielles auxquelles participent tous les directeurs d’agence.

« Cette démarche qualité est à mettre au crédit du statut OEA. En résulte un surcroît de rigueur, et une meilleure visibilité de notre activité avec, par exemple, la tenue de tableaux de bord au niveau de chaque agence », explique M. Robert BAUMLIN.

En matière de douane, les changements interviennent en continu et les chantiers vont se superposer chez Schneider Transports. Si en 2016/2017 a été engagée la procédure de certification OEA Simplification Douanière, en parallèle, la mesure d’impact du CDU a été initiée pour un aboutissement opérationnel à horizon fin 2018/ fin 2019.

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