Un éditeur de logiciel Douane,
ce qu’il faut savoir avant de décider…
Claire Fournier, responsable du développement de Conex à l’international, intervient sur la détection de nouveaux projets clients. Rencontrer de nouvelles équipes et univers métiers, comprendre leur organisation, et les guider pas à pas pour les faire rentrer dans le portefeuille Clients de Conex, c’est sa mission. Elle nous détaille étape par étape, la réponse de Conex, en face d’une entreprise qui veut adopter un logiciel de déclarations douanières.
Une argumentation pratique qui a été présentée lors de la Journée TRANSPORTER 2022 de Classe Export, le 5 juillet. Telle une charte d’engagements pour Conex, qui, 35 ans après sa fondation, a gardé la fougue de sa jeunesse puisque la passion du métier et le souci du client sont au cœur de sa démarche d’innovation.
La recette du succès en quelques mots...
COMPÉTITIVITÉ
Lorsqu’une entreprise ou un RDE se lance dans l’aventure douane, il lui faut choisir un partenaire informatique. Et croyez-moi, bien choisir son prestataire fait partie des fondamentaux ! L’attitude du prestataire informatique doit être constamment dans l’anticipation, l’adaptation et la force de propositions avec des services sur mesure. Une démarche d’autant plus essentielle que la Douane ne cesse d’imposer des changements d’organisation aux opérateurs, et de transformer ses pratiques et règlements vers toujours plus de sécurité, et plus de dématérialisation… Une course en avant pour garder son efficacité…
La douane fait bien partie du panorama du commerce international et peut devenir un réel atout de compétitivité de l’entreprise à condition de s’appuyer sur une équipe experte en interne et un prestataire informatique.
ALLIANCE
N’oublions pas que la douane repose sur un ensemble de messages électroniques et que les échanges EDI sont incontournables lorsqu’un chargeur ou RDE doit faire face à un volume croissant de déclarations. Mais si le volume de transactions est un déterminant dans le choix d’un prestataire informatique, ce n’est pas le seul. Les procédures de régimes douaniers à appliquer vont générer la mise en place d’opérations informatiques pour faciliter et optimiser les process au sein de l’entreprise. Il est essentiel de comprendre que des obligations douanières s’interposent tout du long de la chaine logistique, et que toute la donnée nécessaire à l’établissement d’une déclaration en douane est détenue bien souvent par plusieurs acteurs de la chaîne logistique. Le prestataire informatique est là pour collecter et ordonner ces données au bon moment.
On peut donc dire que l’alliance avec votre prestataire est le garant de la réussite de votre stratégie douanière. Attendez de lui qu’il se comporte donc comme un partenaire et non comme un simple ‘facteur’ de l’ère du numérique qui doit délivrer des messages aux systèmes informatiques douaniers.
EFFICACITÉ
Dans un monde où la concurrence est de plus en plus pressante, nous sommes tous conscients de l’intérêt d’optimiser le passage en douane. Je ne vais pas vous parler en détail des 54 cases du DAU (qui sont de toutes façons amenées à disparaitre dans le cadre de DELTA IE).
Maitriser les règles douanières et votre logiciel, permet de gagner en efficacité. Mais prenez aussi le temps de conforter et consolider les bonnes pratiques face à votre outil de dédouanement. Les évolutions apportées par votre prestataire doivent être assimilées par l’équipe en charge des process douaniers avec des formations régulières à votre outil.
Il est aussi indispensable d’optimiser les processus existants. Tous les services, départements de l’entreprise sont impactés si on veut gagner en efficacité. Une analyse de vos flux et une connaissance de votre supply chain sont la clé de votre réussite. C’est en prenant le temps d’échanger en interne et de dialoguer avec votre prestataire que vous trouverez des pistes d’amélioration. L’objectif est d’aboutir à un processus douanier fluide et sécurisé !
ENGAGEMENT … ET COMPLIANCE
Au-delà de la constitution et de l’envoi des différents messages électroniques attendus par le système IT de l’administration des douanes, le prestataire informatique s’engagera à mettre à disposition des bases de données officielles, dans l’idéal mises à jour automatiquement. La solution logicielle douane que vous utilisez doit répondre à la réglementation à l’instant T et donc faire l’objet d’une maintenance réglementaire en temps réel.
La compliance, le respect des réglementations en vigueur, est un incontournable dans les métiers de la douane et doit être une priorité pour vous.
L’équipe en charge de la douane au sein de votre entreprise ne pourra accomplir ses objectifs que si elle peut se fier à un prestataire fiable avec lequel un climat de confiance total aura été établi. Les compétences métier mais aussi technologiques de votre prestataire permettent de cimenter la confiance pour avancer ensemble.
FACILITATION
Revoir vos process avec votre prestataire informatique est à inscrire régulièrement à l’agenda. A minima lorsque vous avez de nouveaux flux ou lorsque de nouvelles réglementations entrent en application. Je suis prête à parier que cette analyse périodique de votre activité avec votre prestataire informatique vous permettra d’optimiser vos flux de données.
Le dialogue que vous saurez instaurer entre vous et votre prestataire lui permettra de vous proposer des solutions toujours plus adaptées. Être à votre écoute est la source de notre innovation, et de la conception de solutions informatiques complémentaires qui facilitent vos process. Un exemple ? C’est en écoutant nos clients que nous avons développé la plateforme collaborative Zen via conex™, qui permet de recevoir les données et documents détenus par différents acteurs de la supply chain, pour faciliter et fiabiliser les étapes de constitution d’un dossier déclaratif. Nous avons intégré la technologie Blockchain qui sécurise et trace vos échanges avec ces intervenants extérieurs. Le développement profite aujourd’hui à des dizaines d’autres clients, importateurs/exportateurs comme RDE Représentants en Douane Enregistrés…
C’est également une évidence pour nous d’établir des passerelles entre les systèmes (TMS, WMS par exemple) et notre solution logicielle douane, en amont, et en aval, de la déclaration. Les données qui ont permis de constituer la déclaration en douane vous appartiennent et peuvent vous être restituées ; par exemple, le statut de vos déclarations à l’export pour justifier de la sortie de l’Union européenne ou la liquidation obtenue à l’import pourront alimenter d’autres systèmes informatiques pour contrôles et analyses.
Gardons en tête que l’implémentation de solutions logicielles ouvre à la modélisation et à l’optimisation de vos process.
ANTICIPATION
Le prestataire informatique se doit d’anticiper les besoins réglementaires et technologiques pour répondre à vos impératifs métier.
Prenons l’exemple pas si lointain du Brexit avec ses conséquences sur la supply chain. En tant que prestataire, nous avons optimisé la mise en place de la Frontière intelligente pour faciliter l’activité de nos clients et fluidifier la circulation des marchandises entre le Royaume-Uni et le continent. Nous sommes allés bien plus loin puisque nous avons proposé des automatismes intelligents qui permettent notamment de générer une déclaration import UK à partir d’une déclaration export France (principe du mirroring), synonyme de gain de temps en toute sécurité. Cette capacité à anticiper vos besoins et à comprendre les nouvelles obligations réglementaires, font la force de votre prestataire informatique.
Un autre exemple, celui de la mise en place de la nouvelle déclaration H7 dans le cadre des échanges e-commerce[1]. A travers cette mise en place de H7, le web service a fait son apparition dans les échanges avec le système informatique des douanes. Le volume attendu en H7 ne permet bien évidemment pas la saisie manuellement des données. Nous avons su proposer à nos clients en charge de déclarations e-commerce non seulement la liaison avec la douane, mais aussi une API (Application Programming interface) afin d’intégrer les données et d’obtenir un process intégré de bout en bout dans un contexte hautement sécurisé.
[1] H7 est un des modèles de déclaration amenée à évoluer suite au Code des Douanes de l’Union (CDU).
En conclusion … ET DEMAIN, la Douane ?
Le CDU, entré en application au 1er mai 2016, a pour but de faciliter les impératifs douaniers pour les opérateurs et d’améliorer l’interopérabilité, à travers la normalisation et l’harmonisation des données. Un modèle de données douanières spécifiques à l’UE a été défini, appelé l’EUCDM (The Eu Customs Data Model). On y retrouve les jeux de données pour constituer, par exemple, le titre de transit ou les déclarations anticipées sécurité sûreté. Ce modèle de données douanières spécifiques à l’Union européenne est compatible avec le modèle de données pressenti par l’OMD.
Doit-on rappeler que nous sommes à l’heure du digital ? DELTA IE (I pour Import et E pour Export) va remplacer progressivement DELTA G et X. DELTA IE n’est qu’une étape supplémentaire. On ne fera plus référence aux cases du DAU mais à des groupes de données thématiques qui constitueront le message déclaratif. Par exemple, le groupe 16 qui reprend les lieux et les pays, le groupe 12 les documents, certificats, autorisations, le groupe 13 les parties (importateurs, exportateurs, acheteurs …). Nous passerons de 54 données à environ 80, qui ne seront pas toutes obligatoires, ni impératives. Certaines viendront en supplément, selon des critères liés à la nature du tarif douanier, des échanges financiers, par exemple.
Ainsi, le grand révélateur du passage à la déclaration H1 est sans nulle doute la place de la Donnée dans les échanges. Une donnée qui permet de mieux connaître ses clients, mais aussi de comprendre et d’optimiser ses processus, à commencer par la supply chain et les approvisionnements. Une raison évidente de réfléchir à la collecte des datas, à leur partage et à leur exploitation.
L’administration des douanes a reporté la mise en place de DELTA IE import H1. En date du 13 octobre 2022 la douane nous informe que la mise en place de DELTA IE interviendra, selon toute vraisemblance, non plus au 1er janvier 2023 (phase pilote DELTA IE IMPORT) mais dans le second semestre 2023 selon un calendrier et des modalités qui restent à préciser. Nous sommes dans l’attente des nouvelles directives. Informations à suivre ici https://www.conex.net/fr/delta-ie-declarations-douanieres-h1-b1/
L’autre évolution attendue en 2023 est la révision d’ICS, l’Import Control System. Avec la réglementation ICS, il est devenu nécessaire d’établir et transmettre une ENS, Entry Summary Declaration, une Déclaration Sécurité Sûreté, avant l’arrivée de la marchandise sur le territoire de l’Union Européenne. Deux dates à retenir pour ICS2 : juillet 2023 pour les flux aériens, et juin 2024 pour les flux routiers, maritimes et fluviaux.
En conclusion, qu’on parle d’e-commerce avec la déclaration H7, de douane DELTA IE avec les déclarations H1 B1, le volume des données alimentant le bon fonctionnement de la Supply Chain est décuplé et a un impact évident sur le processus douanier. Un prestataire informatique comme CONEX, qui prend toute la mesure de la donnée douanière pour proposer des logiciels douane et une plateforme collaborative douanière, garantit votre performance et compliance douanière.
Accompagner les services Douane dans leur évolution technologique- Zéro saisie
Nouveauté novembre 2022 :
CONEX lance son nouveau module OCR via conex™ qui, grâce à l’intelligence artificielle, identifie les données utiles pour les déclarations douanières dans les documents, les digitalise, les analyse et les formate pour les intégrer directement dans ses solutions de dédouanement, là où précisément les déclarants en ont besoin.
En développant cette nouvelle application dans sa suite logicielle douanière, CONEX évite aux opérateurs le travail chronophage et fastidieux de saisie manuelle. Les données pertinentes sont extraites automatiquement à la volée du workflow de documents produits par les échanges internationaux, pour accélérer et sécuriser tous les traitements douaniers.
KEM ONE, 2e producteur européen de PVC, réinternalise le service Douane avec Conex
Tous ces outils sont connectés à l’ERP de l’entreprise.
A propos de KEM ONE
Au 1er juillet 2021, le paquet TVA e-commerce entre en vigueur, et avec lui des évolutions fiscales et douanières majeures concernant les envois d’une valeur intrinsèque jusqu’à 150 euros. En réponse aux nouvelles règles douanières de cette réforme, la solution EXPRESS via conex™ permet aux professionnels de passer leurs déclarations en douane H7 sur une interface dédiée au e-commerce. La solution, qui communique avec le système douanier français DELTA H7, est également connectée au système déclaratif belge, et à terme, à d’autres pays de l’Union. 
Depuis la mise en place du Brexit, les Transports Mesguen, PME située à la pointe nord du Finistère, utilisent les solutions de Conex pour le dédouanement des marchandises qui font route ou arrivent du Royaume-Uni. Une étape hautement stratégique dans la SupplyChain, en particulier pour les produits alimentaires, vivants et ultra-frais.
