La dématérialisation du process douanier, sur une plateforme collaborative, Zen via conex™
La productivité des Services Support ne s’improvise pas dans l’univers industriel ultra normé. Cela passe par le choix d’outils de travail performants, les logiciels de Conex : CUSTOMS via conex™, l’incontournable pour le traitement des déclarations douanières stricto-sensu et la communication avec les serveurs de la Douane, l’Encyclopédie Douanière pour le classement intelligent des marchandises, et ZEN via conex™, la plateforme de travail collaboratif pour échanger tous les documents et correspondances relatifs à une déclaration. Les collaborateurs du pôle Douane de KEM ONE, tout comme leurs partenaires externes, les RDE, travaillent de concert sur cette même plateforme qui agrège, trace et archive l’ensemble des déclarations et actions.
Tous ces outils sont connectés à l’ERP de l’entreprise.
« L’outil ZEN via conex™ apporte un gain de temps dans l’élaboration et la constitution du dossier douane. Cette plateforme collaborative permet un partage instantané entre les différents intervenants, des informations et documents, elle permet en outre une traçabilité permanente de l’évolution du dossier dont elle mémorise les différentes phases et statuts dans une blockchain irréversible. De plus, elle autorise l’élaboration d’une multitude d’indicateurs de performances. C’est un outil particulièrement prisé des représentants en douane et des services douanes des multinationales », explique Bertrand Gruson, directeur général de Conex
« Le processus douanier export est totalement dématérialisé. Les documents commerciaux, les données nécessaires à la déclaration et tous les échanges avec les partenaires sont intégrés et regroupés par dossier de manière automatique dans ZEN via conex™. Les opérateurs peuvent alors réaliser les déclarations avec l’outil CUSTOMS en disposant de toutes les informations à portée de main. En retour, cette action alimente enfin le dossier ZEN via conex™ pour créer l’archive de l’intégralité du processus douanier », commente Houda Zebar, de KEM ONE.
ZEN via conex™ permet à la Customs Manager de suivre en quelques clics et de partager facilement auprès de sa direction les indicateurs clés de performance (KPI) de l’activité Douane : très éclairant, le calcul du « temps passé par déclaration », qui a été ramené chez KEM ONE, en quelques mois, de 10 min à 1 min grâce un ensemble d’optimisations dans les traitements. Elle obtient également, d’un clic, des graphiques explicites sur « le nombre global de déclarations mensuelles », leur répartition entre l’interne et les différents prestataires externes, afin d’apporter une vue historisée de son projet de réorganisation.
L’objectif, tenu, aura été de simplifier l’externalisation, de piloter et automatiser l’ensemble du process douanier, de sa phase pré-déclarative à l’archivage, et de faire monter en puissance le pôle Douane en interne. D’ores et déjà, la réorganisation a généré une économie notable, avec une productivité accrue.
« Nous cherchons à la fois à sécuriser totalement l’activité de courtage, à limiter les risques d’erreur dans nos déclarations en douane, à réduire la charge de travail et les dépenses afférentes. Les outils Conex nous apportent une marge de progression continue », explique Houda Zebar.
Et la transformation du service Douane n’est pas terminée.
Sont déjà envisagées par la responsable du service Douane, l’obtention du statut d’OEA, la création de lieux agréés à l’import pour les flux en provenance du Royaume-Uni, et la mise en place d’un régime de perfectionnement actif pour optimiser les achats internationaux…
A propos de KEM ONE
Kem One est le deuxième fabricant européen de PVC, avec une gamme diversifiée alliant produits de commodité et de spécialité. Egalement producteur de soude et de dérivés chlorés, il réalise un chiffre d’affaires de plus d’un milliard d’euros en 2021, dont près de 80 % hors de France. Ses activités industrielles sont implantées essentiellement en France (Saint-Fons, Balan, Saint-Auban, Berre, Lavéra, Fos-sur-Mer, Vauvert) et en Espagne (Hernani). L’entreprise compte près de 1400 collaborateurs, répartis entre ses sites industriels, ses laboratoires R&D, ses bureaux commerciaux en Europe et son siège lyonnais. Pour en savoir plus : www.kemone.com
A propos de CONEX
Partenaire des Grands Comptes et des PME dans tous les secteurs d’activité, CONEX développe et commercialise une gamme d’outils collaboratifs pour la gestion des déclarations douanières et sécuritaires. Ses clients, entreprises importatrices/exportatrices, transporteurs, RDE (Représentants en Douane Enregistrés), utilisent ses solutions et services pour optimiser et sécuriser la saisie, le traitement et les échanges électroniques des déclarations dans tous leurs échanges internationaux de marchandises. CONEX participe ainsi depuis près de 40 ans aux évolutions du commerce international et de la supply-chain, accompagnant les entreprises dans leur développement douanier, et collaborant avec les administrations Douanières européennes et internationales. CONEX dont le siège historique est situé près de Lille (Orchies), a des bureaux à Paris, et deux filiales en Belgique et au Royaume-Uni. PME indépendante, créée en 1985, CONEX compte une soixantaine de salariés. Pour en savoir plus : www.conex.net
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